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Öffentliches Verfahrensverzeichnis nach § 4 e Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
II. Angaben zu den Verfahren automatisierter Verarbeitung (4 e S. 1 Nr. 1-8 BDSG)
1. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung
Steuerberatende und wirtschaftsberatende Tätigkeiten mit Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und ggf. Übermittlung von personenbezogenen Daten zum Zweck der Erstellung bzw. Erledigung der Finanzbuchführungen, Lohn- und Gehaltsbuchführungen, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Teilnahme und Beratung im Zusammenhang mit Betriebsprüfungen, Beratung in steuerlichen und wirtschaftlichen Angelegenheiten, Abschlussprüfungen und sonstige Prüfungen. Personalverwaltung: Datenerhebung, -nutzung und -übermittlung zu eigenen Zwecken und zur Erfüllung gesetzlicher und sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen.
2. Beschreibung der betroffenen Personengruppe und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien
Betroffene Personengruppe:
Eigene Mitarbeiter, Auftraggeber und Mandanten und deren Familienangehörige, Mitarbeiter von Mandanten, Kunden und Lieferanten der Mandanten, eigene Lieferanten, Dienstleister, Vertragspartner und Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen.
Daten und Datenkategorien:
Name und Adresse, Ordnungsmerkmale, Kontaktpersonen, Angaben zu Bankverbindung, Geburtsdatum und Geburtsname, Beruf, Arbeitsverhältnisse, Familienverhältnisse, Güterstand, Staatsangehörigkeit, Steuernummern, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Angaben zu Sozialversicherungsnummern, Gesundheitsdaten soweit dies zur Erledigung des Auftrags oder zur Vertragsabwicklung erforderlich ist. Im Bereich der Personalverwaltung werden zusätzlich Angaben zur Qualifikation, Ein- und Austritt in das Beschäftigungsverhältnis, Lohn-, Gehalts-, Renten- und Sozialversicherungsdaten, Bankverbindung, ggf. Abmahnungen, Zeugnisse und Bewerbungsunterlagen gespeichert. Im Bereich der Telekommunikation werden Telefon-, Telefax-, Internet- und e-Maildaten gespeichert. Im Bereich der Bearbeitung und Erstellung von Steuererklärungen werden Daten über steuerliche Verhältnisse gespeichert.
3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden
Intern zuständige Sachbearbeiter sowie externes Datenverarbeitungszentrum (DATEV eG), Finanzbehörden, Gerichte und sonstigen Stellen, Personalabteilung und Buchhaltung der Arbeitgeber, Sozialversicherungsträger, Bankinstitute zur Zahlungsabwicklung.
4. Regelfristen für die Löschung der Daten
Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind, soweit gesetzlich Aufbewahrungspflichten und -fristen dem nicht entgegenstehen. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 1. genannten Zwecke wegfallen.
5. Datenübermittlung in Drittstaaten.
Eine Übermittlung der Daten in Drittstaaten ist nicht geplant.